Уважаемые коллеги! Мы рады представить вам инструмент, который, как мы верим, позволит структурировать и визуализировать процесс планирования и выполнения ежедневных личных и профессиональных задач дел. С моим коллегой Сафроновым Сергеем Анатольевичем мы разработали инструмент, позволяющий повысить вашу личную эффективность. Кроме того, он поможет в создании инфоповодов для аккаунтов социальных сетей, личных и профессиональных сайтов и в оформлении их элементами современной инфографики.
Логика инструмента довольно проста и строится на структурировании списка дел, а также визуализации контроля его выполнения.
В качестве платформы для пилотной реализации мы выбрали PowerPoint, так как эта программа есть почти у каждого пользователя и нет необходимости в ее изучении. Все элементы «сада» представлены на последнем листе презентации, а для удобства работы создан «шаблонный лист», где каждый день можно сажать свой Сад дел и наблюдать за тем, как он зеленеет.
С чего начинается наше утро? Как правило, с кофе и планирования дня.
В предлагаемом нами решении стволы деревьев символизируют группы дел или направления деятельности, а листочки на ветвях– сами дела. Одной из отличительных особенностей нашего подхода является то, что «деревья» мы сажаем парами: большое (дерево дел) – на котором будут отражаться наши дела, и малое (дерево выполнения) – которое будет визуализировать личную продуктивность.
Символизм присутствует и в самом механизме отражения. Так, серый цвет листа дерева означает, что это запланированное нами дело. Здесь мы предлагаем применить аллегорию роста и распускания листочков в реальном саду.
Итак, планируем рабочий день. Сажаем саженец «работа» и начинаем «рисовать» соответствующие листочки: планёрка в 9.00, подготовка проекта приказа, проверка почты, проверка работ, совещание в 11.00, контроль выполнения приказа, формирование отчёта и т.п. Очень важно расписать все дела отдельно на каждом листочке. Например, если я должен провести 3 занятия, я прикрепляю к ветвям дерева не один, а 3 листочка .
Весь процесс построен на визуализации, что является дополнительным мотивирующим фактором. По мере выполнения дел мы закрашиваем листочки в зелёный цвет, символизирующий зрелость и завершённость нашего дела.
Если в течение дня перед нами ставятся новые задачи, то мы так же дополнительно «рисуем» новые листочки. Как один из вариантов визуализации их можно закрашивать красным, что в дальнейшем можно будет использовать в качестве аналитического инструмента, но это нужно делать только в том случае, если такая аналитика будет полезна в будущем для повышения эффективности планирования.
В конце дня оставшиеся серыми листочки закрашиваем в жёлтый цвет, символизирующий увядание, и в дереве статистики, с помощью встроенного механизма, подводим итог работы по группе.
Таким образом, к концу дня мы получаем не только визуализацию дел, но и процент выполнения задуманного.
Безусловно, кроме работы, есть и другие дела, которые необходимо выполнить. Это могут быть домашние хлопоты, с которыми нам приходится встречаться каждый день (уборка, поход в магазин), приятное времяпрепровождение (театр, кино, друзья) а также время, которое мы посвящаем своему хобби и саморазвитию (чтение книг, изучение языка и т.п.). Посадка деревьев в нашем «саду» происходит по тому же алгоритму. Стоит отметить, что если в группе дел мало, то можно их объединить в одно дерево.
Наш сад несет важную мотивационную функцию, и для ее усиления в «саду» предусмотрено место для цитаты дня. Планируя Сад дел, можете написать, что вас мотивирует именно сегодня, таким образом по прошествии некоторого времени (недели, месяца) можно будет вернуться и проанализировать свой самый продуктивный день, проведя параллель с мотивирующей фразой!
Подводя итог, хочу сказать, что почти во всех делах самое трудное – это начать, но если вы будете высаживать «Сад дел» каждый день, через неделю это станет привычкой. Записывайте дела, сохраняйте свои деревья дел в JPG и делитесь с друзьями!
Мы уверены, наша методика позволит увидеть на что мы тратим время и почему нам его не хватает, что у нас не получается, а что получается лучше…. Знание этих факторов позволит повышать личную эффективность каждый день.
Подробнее ознакомиться с методикой и получить ссылку на файл можно в нашем ролике: YOUTUBE